Operaciones especiales
Cómo se comportan las notas de venta cuando la mercancía viene de otro almacén, qué implica una transferencia automática y las reglas de envío, recepción, entrega y cancelación.
Complementa el capítulo de Notas de venta y el de Inventario. Aquí se explica el “por qué” de lo que la pantalla permite o bloquea.
Conceptos básicos
Almacén de la nota y almacén origen
- Almacén de la nota: es el almacén de la venta; ahí se concentra la mercancía para entregar al cliente.
- Almacén origen del renglón: de dónde se toma el producto. Si es distinto al de la nota, el sistema genera una transferencia automática.
Para cambiar el origen de un producto ya capturado, normalmente se elimina el renglón y se agrega de nuevo con el almacén correcto (no se edita “en el mismo lugar”).
Transferencia manual vs automática
| Tipo | Qué es | Cómo se maneja |
|---|---|---|
| Manual | Usted la crea en Inventario para mover mercancía entre almacenes. | Se edita, envía, recibe o cancela (si está pendiente) desde Inventario. |
| Automática | La crea el sistema al guardar una nota de venta con productos de otro almacén. | No se edita a mano en Inventario: los cambios van a través de la nota de venta. No se cancela con el botón de Inventario. |
Una misma nota puede generar varias transferencias automáticas (una por cada almacén origen distinto).
Estados de una transferencia
| Estado | Significado para la operación |
|---|---|
| Pendiente | Creada; aún no se ha confirmado el envío. El stock físico no se mueve hasta enviar/recibir. |
| En tránsito | Ya se confirmó el envío; la mercancía va hacia el almacén de la nota. |
| Parcialmente recibida | Llegó solo una parte; se puede seguir recibiendo. |
| Recibida | Llegó completa al almacén de la nota. |
| Cerrada | Cierre operativo de la transferencia (tras tránsito o recepción parcial, según el proceso). |
| Cancelada | Ya no aplica (por ejemplo, se vació el detalle o se canceló la nota). |
Estados de la nota de venta (orden, pago y entrega)
- Orden: en el ciclo normal la nota queda Registrada; si se anula, Cancelada.
- Pago: se ve como pagada o con saldo según lo cobrado frente al total (independiente del estado de entrega).
- Entrega: Sin entrega, Parcialmente entregada o Entregada. Entregar no cambia el estado de “orden” de la nota; solo el de entrega.
Transferencias manuales (Inventario)
Aplicable a movimientos de tipo transferencia que usted creó (no las automáticas de una venta).
- Editar: solo si está Pendiente y es manual.
- Confirmar envío: pasa de Pendiente a En tránsito; captura las cantidades enviadas. Mientras está en modo envío, el “Guardar” del movimiento queda deshabilitado; use la acción de guardar envío.
- Recibir / recepción parcial: en En tránsito o Parcialmente recibida; captura “A recibir”. Si llega todo → Recibida; si no → Parcialmente recibida.
- Cerrar: desde En tránsito o Parcialmente recibida, según el proceso de la tienda.
- Cancelar (botón): solo transferencia manual en estado Pendiente. Las automáticas no se cancelan aquí.
Transferencias automáticas desde la nota de venta
Al crear la nota
- Por cada grupo de productos cuyo almacén origen sea distinto al de la nota, el sistema crea una transferencia Pendiente hacia el almacén de la nota.
- Se valida que haya existencia en el origen.
- El stock físico se mueve cuando se confirma el envío y la recepción de esa transferencia.
Qué se puede editar en la nota (por renglón)
Las restricciones aplican por producto/renglón, no a toda la nota. Un renglón bloqueado no congela los demás.
| Estado de la transferencia del renglón | Subir cantidad | Bajar cantidad | Eliminar | Cambiar precio |
|---|---|---|---|---|
| Sin transferencia (producto del mismo almacén) | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Pendiente | Sí (valida existencia) | Sí (actualiza la transferencia) | Sí (si ya no queda nada de ese producto/origen, la transferencia pendiente se cancela) | Sí |
| En tránsito o parcialmente recibida | No | No | No | No |
| Recibida o cerrada | Sí (el excedente genera una nueva pendiente; no altera la ya recibida) | No por debajo de lo ya cubierto por esa transferencia | No | Sí |
Si el renglón ya tiene entregas al cliente, no puede bajar la cantidad de la nota por debajo de lo ya entregado.
Si la nota está entregada por completo, en general solo podrá ajustar notas internas/impresas y pagos.
Cancelar una nota de venta
Cuándo sí y cuándo no
- No se puede cancelar si alguna transferencia automática de esa nota está En tránsito o Parcialmente recibida. Primero concluya la recepción o el cierre.
- Sí se puede si todas están en Pendiente, Cerrada o Recibida.
Qué ocurre al cancelar
- Las automáticas Pendientes pasan a Cancelada.
- Las Cerradas o Recibidas se quedan como están (la mercancía ya recibida permanece en el almacén de la nota; no hay devolución automática al origen).
- Si ya había entregas al cliente, al cancelar se reingresa al almacén de la nota lo entregado (cantidades y series, si aplican).
Entrega al cliente (total o parcial)
La entrega es por renglón: puede entregar parte de la nota según lo disponible.
Para usar Entregar
- La nota no debe estar cancelada ni entregada al 100 %.
- Debe estar en preparación lista.
- Normalmente se exige que el pago esté completo (saldo en cero).
Qué se puede entregar según la transferencia
| Transferencia del renglón | ¿Se puede entregar? | Límite práctico |
|---|---|---|
| Ninguna (stock local de la nota) | Sí | Lo pendiente de entregar, sin exceder el stock del almacén de la nota. |
| Pendiente o en tránsito | No | Espere a recibir la mercancía. El renglón se muestra deshabilitado con el motivo. |
| Parcialmente recibida | Sí, parcial | Solo hasta lo recibido menos lo ya entregado (no se usa stock “extra” local para completar). |
| Recibida o cerrada | Sí | Lo pendiente, con stock del almacén de la nota (sí puede completarse con existencia local si hace falta). |
Pantalla de entrega
Al pulsar Entregar se abre un listado con, entre otros: código, descripción, entregado, pendiente, máximo entregable ahora y cantidad a entregar. Los renglones no entregables aparecen visibles pero deshabilitados, con el motivo. Si el producto usa series, se capturan aquí.
- No se permite guardar si todas las cantidades a entregar están en cero.
- Tras guardar, el estado de entrega de la nota pasa a parcial o total.
- En el detalle de la nota, la columna de entregados ayuda a ver el avance; un renglón entregado al 100 % suele marcarse en verde.
Anular o revertir una entrega
Desde el mismo diálogo de entrega puede anular cantidad ya entregada (por ejemplo con clic derecho sobre el renglón). Se pide cuánto revertir; el stock (y series) regresan al almacén de la nota. Esto no modifica las transferencias.
Ver la transferencia relacionada
Si la pantalla muestra que el renglón requiere transferencia, un doble clic puede abrir el movimiento de inventario automático correspondiente (siempre que exista y no esté cancelado).
Resumen rápido
- Producto de otro almacén → nace transferencia automática pendiente.
- En tránsito / parcialmente recibida → no edite ni elimine ese renglón; no cancele la nota; no entregue esa mercancía hasta recibirla.
- Entrega al cliente = por renglón, con preparación lista y (en la práctica) pago completo.
- Transferencia automática: se ajusta desde la nota; transferencia manual pendiente: se cancela desde Inventario.